就活生必読、内定辞退でトラブルにならないお詫びの手紙(例文あり)

就活生必読、内定辞退でトラブルにならないお詫びの手紙(例文あり)

内定

就活生にとって複数の企業から内定を頂くことはうれしいことですが、最終的には一社に絞りその他の会社は内定辞退しなければなりません。また、迷惑をかけたことを伝える内定辞退のお詫びの手紙を送った方が良いでしょう。ここでは、内定辞退のお詫びの手紙の書き方を例文入りで紹介します。

お詫びの手紙を出す前にすべきこと

内定辞退することを決めた企業であっても、就活(就職活動)するにあたって、特にその企業を受ける際にお世話になった方が一人はいるのではないでしょうか。

まずはその方に、一番に内定辞退の意思を伝えることがマナーと言えます。尽力してくれた方だからこそ、言いづらい部分はありますが、その方にとっては、あなた本人からではなく第三者から内定辞退の事実を知るほど嫌な思いはありません。悩んだ末の結論であることを誠意をもって伝えれば、気持ちは伝わりますので、できれば電話や直接会うなどの方法でお詫びしましょう。
 
次に、お詫びの手紙を企業に出す前にすべきことは、企業に直接電話することです。就活生にとって電話で内定辞退を伝えることは、精神的に負担が大きいかもしれませんが、内定後にトラブルなく辞退するためには必須のマナーです。内定までに、その企業の担当者は長い時間と手間をかけてくれたことをしっかりと理解し、内定を頂いたことに感謝を述べた上で、内定辞退の意思を伝えましょう。

 

内定辞退のベストタイミングはいつ?

今すぐです。採用してくれた企業の立場では、内定者から辞退の連絡が来た時点で、すぐに次の内定候補者に内定通知を出さなければなりません。しかし内定辞退の連絡が遅い場合、すでに不採用通知を出してしまったということが起こり得るのです。

もしもご自身が採用担当者だった場合、まだ内定候補者に連絡ができる状況と、つい先ほど不採用通知を出してしまって内定者を確保できない状況では、どちらが腹正しく感じるでしょうか。前者の場合は残念ですが縁がなかったと思えますが、後者ですとつい苛立ちを感じてしまいそうですよね。

就活生にとって、内定辞退は気が重く後回しになりがちですが、できるだけ早いタイミングでのお詫びが、円満に解決できるポイントと言っていいでしょう

 

お詫びの手紙を書く際のマナーとポイント

電話で内定辞退の意思を伝えた後に、さらに誠意を伝えるならば、内定辞退のお詫びの手紙をおくりましょう。

手紙は白地の縦罫線付き便箋に、白封筒を用意して、三折にして送りましょう。もし手紙以外にも送付しなければならない書類がある場合は、折らずに済むサイズの封筒を選び、クリアファイルに入れて送ります。

手紙を書く際は必ず手書きにし、修正液などの使用は控えて、誤字脱字には十分注意しましょう。内容は企業名、宛先、時候の挨拶、本文、結びの挨拶、日付、名前の順で書くのが一般的です。形だけのお詫びの手紙ではなく、本当にお詫びの気持ちを込めて文章にするのが誠意と言えます。

 

内定辞退手紙文例

拝啓

貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先般はお電話にて失礼しました。

大変恐縮ではございますが内定を辞退させていただきたく、まことに申し訳ございません。

就職活動では、大変お世話になり、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなお返事となり、誠に申し訳ごさいません。

末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

平成◯◯年◯月◯日

◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年
佐藤猛


内定辞退は手紙だけではだめ

郵送の場合は、郵便物が確実に到着する保証はありません。また、企業にはたくさんの郵便物が送られてきており、うまく担当者まで手紙が着かない可能性もあります。

つまり、こちらの意思が相手に届かない可能性があります。かといって、内容証明で送るのもおかしな話です。

内定辞退を手紙だけで終わらすことはできません。むしろ手紙は誠意を示すアイテムと考えましょう。

確実に内定辞退を行うには、電話をしさらに証拠が残るメールでも伝えましょう。

どうせ入社しない会社だから恨まれてもいいやと無責任な対応はせず、本来入社するはずだったのに企業側の予定を狂わせてしまったという自覚をもち、誠心誠意お詫びの意思を伝えましょう。その思いが伝われば、企業側もこんな人にこそ入社してほしかったのに残念だなという気持ちになります。

内定辞退する会社が、実際に入社する予定の会社と同職種である場合には、就職してからその会社の方とどこかで顔を合わせる機会があるかもしれません。内定辞退もすでに社会人としてのスタートを切っていると言えますので、マナーやポイントを抑えてスマートに乗り越えましょう。


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