企業説明会に遅刻しそうなときの対処法(例文あり)

企業説明会に遅刻しそうなときの対処法(例文あり)

会社説明会

企業説明会は、就活生にとって重要なイベント。でも、電車遅延や交通渋滞、寝坊した・・・もろもろの事情で、遅刻しそうになることもありますよね。そんな就職活動のピンチに対処するための方法を例文つきで説明いたします。慌てたり動揺したりしないように、事前に知っておきましょう。

1.遅刻しそうなきにこそ試される「社会人としての常識」

企業説明会に遅刻することが分かった時、目の前が真っ暗になる思いをした方もいるのではないでしょうか。「自分はもうこれで不合格・・・」と思ってしまう方もいるでしょう。就活への意欲が削がれるかもしれません。

しかし社会人になった場合は、遅刻は誰もが一度や二度はするものです。都市部ならば公共交通機関の遅延によって、郊外ならば交通渋滞等の理由により、どうしても遅刻してしまうことはあります。

従って、遅刻したときにこそ「社会人としての常識」が試されますから、対応方法はぜひ身につけておきましょう。きちんと対応できればあなたの評価が上がる場合もあります。
 

2.遅刻を連絡する時のタイミングと方法は?

遅刻を連絡する場合は、そのタイミングが大切です。また現代では「電話する前にまずメール」という風潮も広がりつつありますが、就職活動においては異なり、電話で連絡する方法がベストです。

2-1.遅刻を連絡するタイミング

遅刻を連絡するタイミングは、遅刻しそうなことが分かった段階で行いましょう。早ければ早いほど良いのです。

この中には、難しい判断を迫られるケースもあります。例えば、急げば間に合うかもしれないけれど、電話で遅刻する連絡をした場合は確実に遅刻してしまうというケースです。
この場合、急いで会場に向かうよりも、まず電話で遅れる可能性があることを連絡しましょう。連絡無しで1分遅刻するよりも、連絡して10分遅刻した方が良いのです。

2-2.連絡方法、電話かメールか

遅刻する場合の連絡は、必ず電話にしましょう。これは、次のような理由によります。

電話の利点は、相手と直接会話することができ、また用件を直接伝えることができることです。緊急事態に対応できる通信手段といえるでしょう。遅刻する場合はまさに緊急事態ですから、一刻も早く伝える必要があります。そのため電話で連絡するようにしましょう。

この点、メールは連絡方法として不向きです。メールは相手が開封して初めて用件が伝わりますが、送った直後に読んでくれるかどうかはわかりません。また、そもそも100%届くとも限りません。
特に企業説明会の場合、担当者は会場にいるのが普通ですから、自席でメールを確認することは難しいでしょう。電話なら取り次いでもらうこともできますが、メールはそういう訳にはいきません。

従って、遅刻した際の連絡は必ず電話でしましょう。詳細をメールで連絡したいという場合も、電話で担当者の指示を仰いでからにすることが大切です。

2-3.担当者が不在の場合は?

電話したけれども、担当者が対応できない場合は?

当然、担当者は準備に忙しく、電話口に出られない場合も多いでしょう。そんなときには、電話口に出た社員の方に、伝言をお願いしましょう。
そして、電話口に出た方の名前をきちんと確認しておきましょう。

メールをする余裕がある場合は、メールにて直接の担当者に「先ほど、お電話にて●●様にお話をしましたが、交通事情で20分ほど遅刻します。まことに申し訳ございません」と記載しましょう。

3.遅刻連絡の電話応対 例文

ここまで説明した通り、遅刻する際の連絡方法は電話が適しています。それでは、どのように連絡すれば良いのでしょうか。例文として交通機関に遅延が生じた場合のケースを示します。

企業に電話連絡する場合は車内で電話をしないこと。
可能ならば静かな場所で電話すると良いでしょう。但し簡単に静かな場所が見つからない場合は、その場で電話することが大切です。実際の例文は、以下の通りとなります。

企業(窓口担当):はい、株式会社△△です。
学生:お世話になっております。本日14時00分からの会社説明会に参加予定の、  ○○大学の□□と申します。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか?
企業(窓口担当):少々お待ちください。
企業(担当者):お電話代わりました。担当者の××と申します。
学生:お世話になっております。ただいま、お時間はよろしいでしょうか?
企業(担当者):はい、大丈夫です。どのような要件でしょうか?
学生:実は、自宅近くの電車が止まっていたため、会社説明会に遅れる予定で        す。現在会場に向かっておりますが、15分程度遅れると思われます。遅れることになり、大変申し訳ありません。これから会場にお伺いしてもよろしいでしょうか?

さて、この状況を知った企業担当者には、状況に応じて以下の3つの選択肢があります。
(1)遅れての参加を認める
(2)日程を変更する
(3)以後の参加を認めない

それぞれについて、続きの例文も含めて示しましょう。

(1)遅れての参加を認める場合
企業が遅れて参加しても問題ないと判断した場合は、参加が認められます。この場合の例文は、以下の通りとなるでしょう。

企業(担当者):承知しました。それでは、気を付けてお越しください。会場に着きましたら、受付にお声掛けください。
学生:ご配慮ありがとうございます。どうぞよろしくお願い致します。

(2)日程を変更する場合
遅れて参加することに問題がある場合で、代わりの日程が用意できる場合は、その旨案内があります。この場合の例文は、以下の通りとなるでしょう。

企業(担当者):会社説明会は遅れての参加はできませんので、代わりの日程をご案内します。のちほどメールを差し上げますので、ご確認の上、お返事を下さい。
学生:誠に申し訳ありません。ご配慮ありがとうございます。どうぞよろしくお願い致します。

(3)以後の参加を認めない場合
遅れて参加することに問題がある場合で、代わりの日程も用意できない場合は、参加が断られることになります。会社説明会には定員がある以上、これは致し方ありません。
この場合の例文は、以下の通りとなるでしょう。

企業(担当者):そうしますと、当社の会社説明会にはご参加いただけません。申し訳ありません。
学生:ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありません。お忙しい中、ご対応ありがとうございました。


 

4.まとめ

いずれの場合も慌てず落ち着いて対処することが肝心です。場合によってはこの電話が担当者の印象を左右するかもしれません。


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