OB訪問のメールはマナーを踏まえて好印象に!

OB訪問のメールはマナーを踏まえて好印象に!

OB訪問

「OB・OG訪問( 以下OB訪問)」は、説明会や面接以外で社会人に会える貴重な機会です。
OB訪問はメールでのお願いから始まることが多く、メールのマナーを心得て、普段のメールとは違った手順を踏む必要があります。もし失礼な書き方をしてしまったら、相手は不快なことを覚えています。
メールのマナーを踏まえることで、OB訪問するチャンスを増やしましょう。

共通の注意事項

大きく分けて、OB訪問では以下3種類のメールを送る必要があります。
・OB訪問のお願いメール
・訪問前の確認メール
・訪問後のお礼メール
ここでは、上のメール全てに当てはまるマナーご紹介。ポイントは、相手の立場に立って考えることです。

ビジネスメールの構成

ビジネスメールは、以下の5つの構成で成り立っています。
・送信先
・件名
・宛名
・本文
・署名
それぞれについて、気をつけるべきポイントがあります。

送信先

当たり前のことですが、メールアドレスは正しく記入するようにしましょう。メールアドレスが間違っていれば、相手に届きません。届かなければそもそも相手に読まれません。

メールアドレスがネット上やアドレス帳にある場合は、それをコピー&ペーストするのが一番確実です。手で入力しなければならない場合は、綴りがあっているか、「.」などの抜けがないかを2,3回確認しましょう。

件名

件名は、一目で要件がわかるように書くのが基本です。社会人は毎日何十通ものメールに対応しています。

相手の負担を減らすために、「【OB訪問(相手が女性の場合はOG訪問)のお願い】〇〇大学の山田太郎です」といった、それだけで要件と自分が何者かわかる件名をつけるようにしましょう。

宛名

宛名は、できる限り詳細にかつ正確に書くのが大事です。下の例文のように、会社名から所属、名前まで、略さず書くようにしましょう。

〇〇株式会社
□□担当
渡辺一郎様

この時、決して相手の名前を間違えないようにしてください。例えば自分がメールをもらったとして、宛名の名前が間違っていたら傷つきますよね。それと同じです。
特に「斉・斎」「辺・邉」「郎・朗」といった似た漢字があるものには細心の注意を払いましょう。これも、データがあればコピー&ペーストをするのが無難です。

本文

本文は、以下の点を注意して書きましょう。
・最初は挨拶と自己紹介から
何事も始めは挨拶から。挨拶なしで話しかければ、誰でも失礼だと感じます。

・突然のご連絡失礼いたします。
・お世話になっております。

上記の挨拶に続いて、自分の立場を紹介しましょう。これは「〇〇大学の山田太郎です」といった簡潔なものでOKです。

また、細い話に入る前に、結論から書くことをおすすめします。相手は忙しい社会人。結論が最後に来ては、その分だけ時間がかかってしまうことになります。最初に結論を書いて、「このメールの目的は何か」が一目で伝わるようにしましょう。

しかし、依頼を急かすような印象を相手に与えないために、相手にお願いやお断りをする際にそのお願いなどの前にクッション言葉を入れましょう。それを使わなかったときよりも、相手に優しい印象を与えます。具体的には以下のようなものです。

・お手数ですが〜
・お忙しいところ恐縮ですが〜

そして、文章は読んだ相手がつっかえないように書きましょう。相手の負担を減らすことが、自分の印象UPにつながるのです。一つの方法が、箇条書きを使うことです。選択肢など、同列のものを並べる際は、箇条書きにすると読みやすくなります。

また3~5行につき1行空きを作るのもメールが読みやすくなるのでオススメです。

署名

本文の後には署名として、次の項目を入れておきましょう。
・氏名
・所属(学校名、学部、学科)
・連絡先(メールアドレスや電話番号など)

署名はテンプレートとして登録しておくことをおすすめします。そうすることで、いちいち書く手間を省けます。

送信の時間帯

メールを書いて、いざ送信!その前に、今はメールを送ってよい時間帯かチェックしましょう。メールはいつでも送られる便利なツールですが、それが相手の迷惑になることもあります。もし深夜に送ったら、相手を起こしてしまうかも…。

一つの目安として、朝9時〜夜9時の間にメールを送ることをおすすめします。それ以外の時間帯でメールを書いた場合は、リマインダーを設定しておきましょう。

またメールは朝や月曜日に一気に読まれることが多いです。学生であるあなたのメールはさっと読まれてそのままにされてしまうかもしれません。
したがってそれ以外の時間帯に送信するのがおすすめです。

返信のマナー

OB訪問に至るまでに、相手のメールに対して返信することがあります。その場合、メールが来たらできるだけ早く、遅くとも1日以内に返信するようにしましょう。そうすることで、あなたの印象UPにつながります。

メールを受信してから数時間空けてしまった場合は、時間帯に注意しましょう。おすすめの時間帯は送信のときと同じ、朝9時〜夜10時です。

以下、お願い、確認、お礼、それぞれのメールに合わせたアドバイスをご紹介します。

お願いメールのマナー

まず、本文内に、どのように情報を手に入れたかを明記しておきましょう。それがないとメールが不審なものに受け取られてしまいます。
いきなり「私は山田太郎です。会ってください!」とだけ書かれたメールが来たら、誰だって怖く感じますよね。

「大学の就職支援室でXX様の連絡先を紹介させていただきました」などと書くことで、相手を安心させましょう。

熱意のあるお願いを

お願いメールはプレゼンの一種です。自分が相手の企業または社会人としての在り方などについて興味があることがしっかりと伝わる文章を書きましょう。
また可能であれば、相手にとってのメリットも記入すると、説得力がぐっと増します。

日時の提案は自分から

日時の提案は自分からしておきましょう。最初のメールで提案すれば、メールの流れは「自分(日時の提案)→相手(提案に対する返信)」となり、最短1回で済みます。
一方提案しなかった場合、メールの流れは「自分→相手(日時の提案)→自分(提案に対する返信)」となり、手間が増えます。

日時の提案を自分からすることで、時間を節約しましょう。
しかし場所は相手に任せた方が賢明です。営業職などの方は、仕事中本社にずっといる、ということはありません。実際の仕事場の予測は難しいので、相手に任せてしまいましょう。

返信メールには必ず対応

相手から返信が来た場合は、その内容に関わらず返信しましょう。具体的には、以下のように返すと良いです。

承諾された場合
「お世話になっております。
(所属)の山田太郎と申します。

このたびは、OB訪問を承諾いただき、誠にありがとうございます。

つきましては、(指定の日時・場所)に伺います。
当日は、現在の職場を選ばれた理由、仕事の楽しさなどについて、お聞きしたいです。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。」

例文にあるように、事前に質問を送っておくのがベター。相手が具体的に何を用意すれば良いのかがわかり、結果的にあなたにとっても、情報をより多く聞くことができます。

あなたが学校のことを話すにしても、いきなり頼まれるより準備期間があった方が、より充実した発表を行えますよね。それと同じです。

断られた場合
「お世話になっております。
(所属)の山田太郎と申します。

このたびは、OB訪問にご返信いただき、ありがとうございました。

突然のお願いにも関わらず対応していただき、誠にありがとうございました。

もしまた別の機会があれば幸いです。
今後ともよろしくお願いいたします。」

たとえ断られても、返信をすることで誠実な印象を持たせられます。

確認メール

OB訪問が翌日に迫ったら、確認のメールを送りましょう。内容は以下のとおりです。

・日時・場所の確認
・(それまでに送ってなかった場合は)質問
・「よろしくお願いいたします」で結び

ちなみに服装はリクルートスーツにすべきか、私服で良いのか悩んだ場合は、それも聞いておきましょう。


お礼メールの送り方

OB訪問が終わったら、お礼のメールを忘れずに、そしてできるだけ早く送りましょう。主に下記について感謝の旨を書くようにします。

・時間を作って、会ってくださったこと
・教えてくださったこと

お礼メールを送ることで、相手と親しくなれる可能性がより高くなります。

まとめ

社会人の生の声が聞けるOB訪問。相手が自分の希望に近い場合はもちろん、そうでなくとも会社で働くことについての知見を得られます。丁寧なメールを送ることで、就活を有利に進めましょう!


お気に入りにする
就職活動やインターンの情報満載 学生のためのメディア 「SPI」の編集部です。 学生の役に立つ情報を配信していきます。